Cyfryzacja coraz śmielej wkracza do firm. Charakteryzuje się ona nie tylko posiadaniem odpowiedniej ilości sprzętu IT, serwerowni, specjalistycznego oprogramowania, ale również nowoczesnym, elektronicznym archiwum. Taki model działania wymaga przeprowadzenia tak zwanego niszczenia dokumentów, które mamy w formie papierowej. To bardzo poważna czynność, która musi zostać wykonana przed wyspecjalizowaną firmę. Jak ją wybrać i jak powinien być zorganizowany cały proces?
Im większa firma, tym zdecydowanie większe archiwum posiada. Choć przeważnie archiwum kojarzy nam się z pomieszczeniami, które znajdują się w piwnicach obiektu, dużą ilością regałów, stosem dokumentów oraz osobami, które dbają o porządek, to taki widok jest coraz mniej spotykany. Wszystko oczywiście jest powodem postępującej cyfryzacji, wykorzystywania nowoczesnych rozwiązań IT. Te nie omijają również archiwów.
Warto pamiętać o tym, że archiwizacja dokumentów w firmie jest obowiązkiem i im lepiej się do niego przyłożymy, tym zdecydowanie łatwiej utrzymamy porządek. W przypadku chęci przekształcenia archiwum tradycyjnego w elektroniczne, musimy między innymi skorzystać z usługi takiej, jak niszczenie dokumentów.
Organizacja pracy archiwum
Po pierwsze trzeba dokładnie wiedzieć, jakie dokumenty posiadamy, w jaki sposób mamy je archiwizować w formie cyfrowej. Muszą być wyznaczone do tego odpowiednie osoby, które będą nadzorować cały proces, a także osoby, które fizycznie zeskanują dokumentację.
Zobacz także: http://4clover.pl/co-daje-firmie-wspolpraca-ze-skupem-surowcow-wtornych/
Każdy dokument powinien zostać w odpowiedni sposób opisany i wprowadzony np. do systemu zarządzania firmą.
Przechowywanie niepotrzebnych dokumentów
Jest również ważne. Najlepszym rozwiązaniem jest zamówienie specjalnych pojemników na dokumenty, które są zamykane i do których nikt nie będzie miał dostępu. Takie pojemniki dostarcza firma https://medienpartner.pl/. Po zapełnieniu pojemników są one zabierane w celu zniszczenia dokumentów.
Niszczenie dokumentów
Ten proces oczywiście nie odbywa się ręcznie, a z wykorzystaniem specjalnej niszczarki, która ma odpowiednią klasę. Dokumenty są niszczone w sposób mechaniczny, nie ma możliwości, aby po niszczeniu odczytać jakiekolwiek dane. Cały proces powinien być udokumentowany, np. zdjęciami albo nagraniem filmu. Po ukończeniu niszczenia firma powinna wystawić odpowiednie zaświadczenie, certyfikat, który potwierdzi należyte wykonanie zlecenia.